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Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione

Facciamo chiarezza sulle differenze tra gestione documentale e conservazione digitale: Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione

Il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026 ha definito una roadmap rigorosa per la digitalizzazione degli archivi pubblici. Tuttavia, molte istituzioni scolastiche stanno sovrapponendo due adempimenti normativi distinti, previsti dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Da un lato c’è la gestione dei flussi documentali correnti (protocollo, fascicolazione), dall’altro la conservazione a lungo termine (archiviazione a norma).

Il Manuale di Gestione Documentale: scadenza 2025

Il termine del 30 giugno 2025 fissato dal Piano Triennale per l’Informatica non rappresenta una “nuova” scadenza assoluta, ma piuttosto un termine ultimo per l’adeguamento. Il Manuale di Gestione Documentale doveva infatti essere già stato adottato dalle scuole negli anni precedenti. La scadenza del 2025 serve a garantire che il documento sia aggiornato, adottato con atto formale dal Dirigente Scolastico e, soprattutto, pubblicato sul sito istituzionale.

Le Linee Guida AgID stabiliscono che l’istituto deve nominare formalmente il Responsabile della Gestione Documentale (RGD), figura che nelle scuole coincide quasi sempre con il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) o, in alternativa, con un assistente amministrativo appositamente delegato e formato. In caso di istituti complessi con più Aree Organizzative Omogenee (AOO), è richiesta anche la nomina di un Coordinatore della Gestione Documentale.

Quando è obbligatorio aggiornare il Manuale di Gestione Documentale

Se una scuola ha già pubblicato il Manuale negli anni passati, non può considerarsi automaticamente in regola. Le Linee Guida AgID prescrivono che il manuale sia uno strumento “vivo”, che deve riflettere l’effettiva organizzazione dell’ente. L’aggiornamento diventa obbligatorio ogni volta che si verifica una variazione significativa nei processi della segreteria.

È necessario procedere alla revisione e ripubblicazione del Manuale in caso di:

• Cambio del software di protocollo informatico e gestione documentale (es. passaggio tra Axios, Argo, Spaggiari, Nuvola).
• Variazione del Responsabile della Gestione Documentale (es. arrivo di un nuovo DSGA).
• Modifiche al piano di fascicolazione o all’organizzazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO).
• Introduzione di nuove procedure per la conservazione, l’uso di firme digitali, workflow documentali o sistemi di Intelligenza Artificiale.

Il Manuale di Conservazione: la scadenza del 2026

A differenza della gestione corrente, la conservazione digitale a norma garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel lungo periodo. Entro il 30 giugno 2026, tutte le pubbliche amministrazioni devono adempiere agli obblighi relativi a questa specifica fase del ciclo di vita del documento.

Per rispettare questa scadenza, la scuola deve nominare il Responsabile della Conservazione (RdC), che opererà d’intesa con il RGD, con il DPO (Responsabile per la Protezione dei Dati) e con il responsabile della sicurezza. Inoltre, deve adottare e pubblicare il Manuale di Conservazione, un documento informatico distinto che descrive dettagliatamente l’organizzazione, le procedure, i formati e le misure di sicurezza adottate per l’archiviazione a norma, spesso gestita tramite servizi in outsourcing forniti dalle software house.

Dove e come pubblicare Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione sul sito scolastico

La trasparenza è un requisito fondamentale imposto da AgID per la pubblicazione del Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione nelle Scuole. Non basta redigere i documenti e conservarli nei cassetti della segreteria: devono essere facilmente accessibili a chiunque visiti il sito web dell’istituto scolastico.

La collocazione corretta sul sito istituzionale prevede due percorsi alternativi all’interno della sezione “Amministrazione Trasparente”:

• Percorso principale: Amministrazione Trasparente → Disposizioni Generali → Atti Generali.
• Percorso alternativo: Amministrazione Trasparente → Altri contenuti → Gestione documentale.

In queste sezioni devono essere caricati: il decreto di adozione firmato dal Dirigente Scolastico, l’atto di nomina del Responsabile della Gestione Documentale, l’atto di nomina del Responsabile della Conservazione e le versioni integrali e aggiornate del Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione documentale.

Pacchetto Conservazione Digitale AgID: acquisto diretto su MEPA

Per consentire alle istituzioni scolastiche di adempiere agli obblighi previsti dalle Linee Guida AgID in materia di Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione entro la scadenza del 30 giugno 2026, Assistenza Scuola ha predisposto uno specifico servizio acquistabile direttamente sul MEPA.

Il servizio comprende:

• Manuale della Conservazione personalizzato per l’Istituto
• Decreto di nomina del Responsabile della Conservazione
• Decreto di nomina del sostituto del Responsabile della Conservazione
• Verbale di presa d’atto della documentazione predisposta
• Relazione di verifica del sistema di conservazione adottato
• Check-list annuale di monitoraggio
• Verifica della documentazione del conservatore utilizzato (Axios/Namirial, Aruba, InfoCert, Spaggiari, Argo, ecc.)

Dopo l’emissione dell’Ordine Diretto di Acquisto (ODA) o della Trattativa Diretta, la scuola potrà accedere al questionario operativo dedicato. Le informazioni raccolte consentiranno ad Assistenza Scuola di predisporre tutta la documentazione personalizzata dell’Istituto per predisporre il Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione.

Hai già effettuato l’ordine su MEPA? Compila subito il questionario operativo per avviare la produzione della documentazione per procedere alla stesura del Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione.

Ho già effettuato l’ordine – Compila il questionario

Hai scoperto di non avere il Manuale di Gestione Documentale o di doverlo aggiornare?

Molte istituzioni scolastiche non hanno ancora adottato o aggiornato il Manuale di Gestione Documentale, obbligatorio dal 30 giugno 2025. A differenza del Manuale della Conservazione, la sua predisposizione richiede un’analisi specifica dell’organizzazione della scuola, dei flussi documentali e delle procedure adottate. Per questo servizio non è previsto un pacchetto standardizzato.

Le scuole che necessitano di assistenza per la redazione, l’aggiornamento o la verifica del Manuale di Gestione Documentale possono contattare Assistenza Scuola per una valutazione preliminare senza impegno.

Contattaci per il Manuale di Gestione Documentale

FAQ

La scuola deve avere due manuali separati per gestione e conservazione?

Sì, le Linee Guida AgID prevedono due documenti distinti: il Manuale di Gestione Documentale (che regola la formazione, la protocollazione e la fascicolazione corrente) e il Manuale di Conservazione (che regola l’archiviazione digitale a lungo termine a norma di legge).

Chi deve essere nominato Responsabile della Gestione Documentale?

Nelle istituzioni scolastiche, il ruolo di Responsabile della Gestione Documentale (RGD) viene generalmente affidato al Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA), in quanto figura apicale in possesso dei requisiti professionali adeguati per la gestione amministrativa e archivistica.

Cosa succede se cambiamo il software del protocollo informatico?

Il cambio del software gestionale (es. passaggio da Argo ad Axios) rappresenta una modifica sostanziale dei processi di segreteria. In questo caso, il Manuale di Gestione Documentale deve essere obbligatoriamente aggiornato per riflettere le nuove procedure tecniche, adottato con un nuovo decreto e ripubblicato sul sito.

Dove trovo i riferimenti normativi esatti per questi obblighi?

Gli obblighi derivano dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (D.P.R. 445/2000), dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Determinazioni 407/2020 e 371/2021) e dal Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026.