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Manuale di Gestione Documentale: obbligo entro giugno 2025 per tutte le scuole

Entro giugno 2025, tutte le istituzioni scolastiche sono obbligate ad adottare e pubblicare il Manuale di Gestione Documentale, in conformità con le Linee Guida AgID emanate con Determina n. 407/2020 (pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 21 maggio 2021) e richiamate nel Piano Triennale per l’informatica nella PA 2024–2026.

Si tratta di un adempimento non rinviabile e che coinvolge direttamente il Dirigente scolastico e il Direttore SGA, in quanto responsabili della regolare tenuta e conservazione del patrimonio documentale della scuola.

Cosa prevedono le Linee Guida AgID

Le Linee Guida AgID definiscono le regole tecniche per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici nella Pubblica Amministrazione, in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in particolare:

• Art. 5 – Formazione, protocollazione e gestione del documento informatico

• Art. 9 – Adozione del Manuale di Gestione Documentale

• Art. 13 – Obbligo di conservazione digitale a norma

Le scuole devono adottare il Manuale come strumento operativo che descrive l’intero ciclo di vita dei documenti: dalla protocollazione alla classificazione, fascicolazione, fino alla conservazione.

A cosa serve il Manuale di Gestione Documentale

Il Manuale è uno strumento organizzativo e normativo fondamentale per:

• Dimostrare la conformità della scuola alle regole della gestione digitale

• Documentare i flussi documentali e i ruoli interni

• Supportare le ispezioni e i controlli da parte degli organi competenti

• Evitare contestazioni e responsabilità per omissioni documentali

Quali sono le responsabilità operative delle scuole

Le istituzioni scolastiche devono:

• Nominare il Responsabile della Gestione Documentale, figura prevista dal CAD con compiti specifici di supervisione e aggiornamento del sistema documentale

• Designare il Responsabile della Conservazione, che garantisce l’integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo

• Redigere e pubblicare il Manuale aggiornato, firmato digitalmente e accessibile sul sito della scuola nella sezione “Amministrazione Trasparente”

Il servizio GestDoc2025: una soluzione completa

Per agevolare le scuole nell’adempimento, Assistenza Scuola ha predisposto GestDoc2025, un servizio chiavi in mano che include:

• Redazione personalizzata del Manuale in base all’organizzazione scolastica

• Supporto nella nomina dei Responsabili e nella definizione dei flussi documentali

• Formazione operativa per il personale di segreteria

• Fornitura del Manuale in formato digitale firmato e pronto per la pubblicazione

Disponibile su MePA al codice: GESTDOC2025
Prezzo pubblico: € 690,00 (IVA esclusa)

Come aderire

Per ricevere il servizio, è sufficiente compilare il modulo online di adesione:
👉 https://forms.gle/mdDwsUn1Hh5s9eU66

Il team di Assistenza Scuola, con esperienza ventennale nella digitalizzazione scolastica, vi guiderà con competenza e puntualità nell’adempimento normativo.

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