Contratti a Tempo Determinato Personale ATA
La guida illustra le procedure per la gestione delle supplenze del personale ATA, dalla convocazione alla stipula del contratto. Spiega…
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Contratti a Tempo Determinato Personale ATA
MINI GUIDA OPERATIVA
SUPPLENZE PERSONALE ATA
Dalla disponibilità del posto alla convocazione, ai controlli e al contratto
Assistenza Scuola | Scadenzario: 1° settembre | A.S. 2026/2027
Questa guida riguarda i profili ATA ordinari. La sostituzione dei DSGA / funzionari EQ segue regole specifiche e non va trattata come una normale convocazione ATA.
1. La regola di partenza
Prima di chiamare qualcuno chiediti: il posto è vacante per l’anno o devo sostituire una persona temporaneamente assente? E soprattutto: per questo profilo e questa durata è consentita la sostituzione?
| Caso | Da dove arriva il supplente |
| Posti annuali o fino al termine delle attività didattiche | Operazioni dell’Ufficio scolastico su graduatoria provinciale ATA 24 mesi (I fascia), poi II fascia; III fascia d’istituto se le precedenti risultano esaurite, secondo indicazioni territoriali. |
| Supplenza temporanea autorizzabile | Convocazione della scuola dalle graduatorie d’istituto, nell’ordine delle fasce applicabili. |
| Graduatorie esaurite | Attivare le ulteriori modalità consentite e le istruzioni dell’Ufficio scolastico; non scegliere informalmente un candidato. |
2. Quando posso sostituire un ATA assente?
La durata dell’assenza, da sola, non basta. La circolare MIM n. 11814 del 6 maggio 2026 richiama i divieti e le deroghe della legge 190/2014 e della legge 205/2017.
| Profilo | Regola pratica per supplenze brevi |
| Collaboratore scolastico | Di regola divieto per i primi 7 giorni di assenza; verificare la possibilità di deroga motivata del DS nei casi consentiti. Dal giorno successivo, valutare l’esigenza e la procedura. |
| Assistente amministrativo | Di regola divieto di supplenza breve; eccezione per scuole con meno di 3 posti nell’organico di diritto e deroga che consente la sostituzione dal 30° giorno di assenza del titolare. |
| Assistente tecnico | Di regola divieto di supplenza breve; applicare la deroga dal 30° giorno di assenza del titolare e le altre condizioni previste dalle istruzioni vigenti. |
ATTENZIONE: la deroga non è un automatismo. Prima della nomina controllare il caso concreto, il conteggio dei giorni, la motivazione, le disposizioni dell’Ufficio scolastico e la disponibilità delle risorse.
3. Esempi semplici
Esempio A — Collaboratore scolastico assente 5 giorni: non procedere automaticamente a una convocazione; verificare il divieto dei primi 7 giorni e l’eventuale deroga motivata.
Esempio B — Assistente amministrativo assente 40 giorni: non basta sapere che l’assenza è lunga. Verificare il 30° giorno e l’eventuale eccezione legata all’organico di diritto prima di attivare una sostituzione.
Esempio C — Posto annuale rimasto libero: la nomina segue anzitutto le operazioni provinciali; non si parte direttamente dalla III fascia.
4. Dalla necessità alla convocazione
- Acquisire il provvedimento o la documentazione che giustifica l’assenza del titolare, oppure l’atto relativo al posto disponibile.
- Controllare il profilo ATA, l’orario (intero o part-time), la sede, le date e la possibilità giuridica di sostituzione.
- Registrare l’assenza del titolare nel sistema previsto, se la supplenza è per sostituzione.
- Accertare chi è competente per la nomina: Ufficio scolastico per operazioni provinciali oppure scuola per supplenze temporanee.
- Per nomina della scuola, utilizzare la graduatoria d’istituto corretta e le funzioni di convocazione disponibili.
- Nella convocazione specificare profilo, sede, ore, decorrenza, durata, termine e modalità di risposta e presa di servizio.
- Alla scadenza, controllare le risposte e individuare l’avente diritto secondo la posizione utile in graduatoria.
- Acquisire accettazione, comunicare la data di presa di servizio e conservare agli atti convocazioni e risposte.
5. Alla presa di servizio: cosa chiedere
- Documento di identità e codice fiscale, per identificazione e correttezza anagrafica.
- Dati di recapito, residenza/domicilio e dati necessari alla gestione del rapporto e della retribuzione.
- Dichiarazione su precedenti servizi, eventuali rapporti di lavoro in essere e situazioni di incompatibilità.
- Dichiarazioni amministrative e fiscali richieste dalla scuola per il rapporto.
- Elementi utili a verificare il titolo di accesso al profilo, gli eventuali titoli ulteriori valutati e i servizi dichiarati in graduatoria.
- Per la III fascia, documentazione/dichiarazioni relative ai requisiti specifici richiesti dal D.M. 89/2024, inclusa la certificazione internazionale di alfabetizzazione digitale ove richiesta per il profilo e secondo le disposizioni applicabili.
- Eventuali atti relativi a titoli esteri, riserve o preferenze quando incidano sulla posizione o sulla nomina.
Le dichiarazioni sostitutive sono disciplinate dal D.P.R. 445/2000: non richiedere indiscriminatamente certificati che la pubblica amministrazione deve verificare d’ufficio.
6. Cosa controlla la segreteria
- Che il candidato individuato corrisponda alla persona che assume servizio e sia collocato utilmente nella graduatoria corretta.
- Che il titolo di accesso sia idoneo per il profilo ATA specifico.
- Che i titoli aggiuntivi valutati siano realmente posseduti e valutabili secondo la tabella applicabile.
- Che i servizi dichiarati corrispondano ai periodi effettivi e siano valutati correttamente.
- Che riserve, preferenze e precedenze siano supportate dai presupposti richiesti.
- Che non emergano incompatibilità o impedimenti alla stipula del contratto.
- Se esiste già una convalida valida, verificarne gli estremi e l’effettiva riferibilità alle graduatorie interessate.
7. Convalida del punteggio ATA III fascia: passaggio fondamentale
Il D.M. 89/2024 stabilisce che la scuola presso cui l’aspirante stipula il primo contratto nel periodo di vigenza della graduatoria di III fascia effettua tempestivamente i controlli su tutte le situazioni dichiarate, per tutte le graduatorie in cui risulta inserito.
- Consultare la domanda di inserimento/aggiornamento in III fascia e la tabella di valutazione del profilo.
- Verificare titolo di accesso, titoli ulteriori, certificazioni e servizi dichiarati con riscontri d’ufficio.
- Se il controllo è positivo, il Dirigente scolastico convalida a sistema i dati della domanda e ne dà comunicazione all’interessato.
- Se il controllo è negativo, il Dirigente adotta il provvedimento e registra a sistema la rideterminazione di punteggi/posizioni oppure l’esclusione, quando prevista.
- Conservare domanda, richieste di verifica, riscontri, provvedimento e comunicazioni nel fascicolo.
Differenza importante rispetto alle GPS docenti: per la III fascia ATA il D.M. 89/2024 attribuisce alla scuola che effettua il controllo la convalida a sistema e gli eventuali provvedimenti di rettifica/esclusione.
8. Contratto SIDI e controlli successivi
- Accertare che la presa di servizio sia avvenuta e che la decorrenza sia corretta.
- Nel SIDI aprire le funzioni di gestione giuridica e retributiva dei contratti, verificando il percorso aggiornato per il profilo ATA.
- Inserire il rapporto con profilo, sede, orario, causale/tipologia, data iniziale e finale corretti.
- Generare e verificare il contratto; acquisire le firme con la procedura in uso nella scuola.
- Completare gli adempimenti di trasmissione previsti e controllare l’acquisizione da parte dei sistemi stipendiali/NoiPA.
- Gestire eventuali scarti, rettifiche o anomalie; aggiornare protocollo e fascicolo personale.
9. Documenti da conservare nel fascicolo
- Atto di disponibilità del posto o documentazione dell’assenza del titolare.
- Eventuale motivazione della deroga al divieto di sostituzione, ove necessaria.
- Bollettino/atto di individuazione o convocazione con risposte e accettazione.
- Presa di servizio e dichiarazioni del dipendente.
- Domanda e riscontri sui titoli/servizi quando la scuola è tenuta al controllo.
- Provvedimento di convalida/rettifica del punteggio, se dovuto.
- Contratto firmato, protocollazione e conferme di trasmissione.
10. Checklist rapida
☐ Ho verificato se la sostituzione è consentita per questo profilo e per questa durata?
☐ Ho scelto graduatoria e competenza corrette?
☐ Ho registrato l’assenza del titolare, se necessaria?
☐ Ho convocato e individuato rispettando l’ordine della graduatoria?
☐ Ho acquisito accettazione e presa di servizio?
☐ Ho raccolto le dichiarazioni amministrative indispensabili?
☐ Ho controllato titolo di accesso, titoli valutati e servizi?
☐ Devo convalidare il punteggio ATA III fascia?
☐ Ho completato il contratto SIDI e verificato la trasmissione?
☐ Ho archiviato tutti gli atti?
11. Fonti ufficiali e aggiornamento
- Nota MIM prot. 11814 del 6 maggio 2026 – Istruzioni supplenze 2026/27: https://www.istruzioneatprc.it/aoodgper11814-20260506/
- M. 13 dicembre 2000 n. 430 – Regolamento supplenze ATA.
- M. 21 maggio 2024 n. 89 – Graduatorie ATA III fascia 2024/2027: https://www.istruzioneer.gov.it/2024/05/30/graduatorie-di-circolo-e-di-istituto-di-iii-fascia-del-personale-ata-d-m-89-24/
- Legge 190/2014, art. 1 comma 332; legge 205/2017, art. 1 comma 602 – limiti e deroghe alle sostituzioni.
- P.R. 445/2000 – dichiarazioni sostitutive e controlli.
Nota editoriale: guida di orientamento operativo. Prima della pubblicazione o di una nomina concreta verificare eventuali note applicative dell’Ambito Territoriale, aggiornamenti SIDI e particolarità del profilo. I percorsi SIDI non sono garantiti identici in tutte le versioni dell’interfaccia.
Contratti a Tempo Determinato Personale Docente
La guida illustra le procedure per la gestione delle supplenze del personale docente, dalla convocazione alla stipula del contratto. Spiega…
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Contratti a Tempo Determinato Personale Docente
MINI GUIDA OPERATIVA
SUPPLENZE DOCENTI
Dalla necessità di coprire il posto alla stipula del contratto
Guida per lo Scadenzario – collocazione consigliata: 1° settembre
| IDEA CHIAVE Prima si capisce CHI deve individuare il supplente. Solo dopo si procede con convocazione/individuazione, presa di servizio, controlli e contratto. |
1. Prima domanda: da dove arriva il supplente?
Non tutte le supplenze vengono assegnate dalla scuola. Occorre distinguere le nomine provinciali dalle supplenze di competenza del Dirigente scolastico.
| Situazione | Graduatoria/procedura | Chi individua | Cosa fa la scuola |
| Supplenza annuale / fino al termine delle attività didattiche rientrante nelle operazioni provinciali | GAE e, in subordine, GPS | Ufficio scolastico tramite procedura informatizzata | Riceve l’individuazione, acquisisce la presa di servizio, effettua i controlli dovuti e stipula il contratto. |
| Supplenza temporanea per sostituire un titolare assente durante l’anno | Graduatoria di Istituto (GI) | Dirigente scolastico | Registra prima l’assenza del titolare, convoca, individua, acquisisce accettazione e presa di servizio, poi stipula il contratto. |
| GI esaurita e nessun candidato disponibile, dopo le verifiche previste | Scuole viciniori e, quando ricorrono i presupposti, interpello | Dirigente scolastico | Segue la procedura SIDI e pubblica l’interpello con gli elementi obbligatori. |
2. GAE, GPS e GI in parole semplici
GAE e GPS sono graduatorie provinciali. Per le nomine provinciali la singola scuola non apre la GPS e sceglie il docente: l’Ufficio scolastico assegna l’aspirante alla sede tramite la procedura prevista.
Graduatorie di Istituto (GI). Sono invece utilizzate direttamente dalla scuola per le supplenze temporanee di propria competenza.
| REGOLA PRATICA GAE/GPS = individuazione provinciale. GI = individuazione della scuola, nei casi previsti. |
3. Caso pratico: titolare assente da novembre fino al 30 giugno
Esempio: un docente titolare comunica a novembre un’assenza continuativa fino al 30 giugno. La supplenza nasce per sostituire un titolare assente durante l’anno: la scuola procede, secondo la disciplina delle supplenze temporanee, tramite la propria Graduatoria di Istituto.
Attenzione: la data finale del 30 giugno non trasforma automaticamente la supplenza in una nomina da GPS. Conta la natura della disponibilità e il motivo per cui il posto si è reso temporaneamente disponibile.
4. Prima di convocare: controlli preliminari
Accertare l’assenza del titolare e la durata presumibile/effettiva dell’esigenza di sostituzione.
Registrare l’assenza del titolare nelle funzioni previste prima di costituire il rapporto del supplente.
Individuare correttamente classe di concorso/tipologia di posto, sede, numero di ore, data iniziale e termine della supplenza.
Verificare se la supplenza è di competenza provinciale oppure della scuola.
Se è di competenza della scuola, consultare la Graduatoria di Istituto con la procedura informatica prevista e verificare la situazione di occupazione degli aspiranti.
5. Convocazione da Graduatoria di Istituto
La scuola interpella gli aspiranti tramite la procedura informatica di convocazione. La proposta deve indicare in modo chiaro gli elementi necessari affinché il candidato possa valutare la supplenza.
classe di concorso o tipologia di posto;
sede di servizio;
numero di ore settimanali;
data di inizio e durata/termine della supplenza;
termine entro cui rispondere;
modalità di risposta/accettazione;
termine e modalità per la presa di servizio;
eventuali ulteriori indicazioni necessarie.
Tempi minimi della convocazione: per supplenze pari o superiori a 30 giorni, almeno 24 ore di preavviso rispetto al termine per rispondere; per supplenze inferiori a 30 giorni, almeno 12 ore. Dopo l’individuazione e la formale accettazione, la presa di servizio effettiva è normalmente fissata entro un massimo di 24 ore, salvo i casi previsti dalla disciplina vigente.
6. Dalle risposte all’individuazione
Attendere la scadenza indicata nella convocazione e acquisire le disponibilità pervenute.
Verificare chi, tra gli aspiranti disponibili e convocabili, ha la migliore posizione utile in graduatoria.
Il Dirigente scolastico individua il destinatario della supplenza nel rispetto dell’ordine di graduatoria e delle regole applicabili.
Acquisire la formale accettazione, anche telematica quando consentito.
Comunicare al docente il termine per la presa di servizio.
Conservare agli atti convocazione, risposte, individuazione e accettazione, secondo la gestione documentale della scuola.
7. Se la Graduatoria di Istituto è esaurita
Non si passa direttamente a una chiamata informale. Occorre verificare l’assenza di candidati convocabili e/o di accettazioni, l’esaurimento delle GI e le procedure previste, comprese le scuole viciniori; ricorrendone i presupposti, il Dirigente scolastico può procedere con specifico interpello tramite la procedura prevista.
L’interpello deve riportare almeno: inizio, durata, orario e sede; titoli di accesso; modalità e termini della candidatura; modello di candidatura; termini di riscontro e presa di servizio; richiamo alle sanzioni; informativa privacy; eventuali altri elementi utili.
8. Il giorno della presa di servizio
La presa di servizio viene prima della normale esecuzione del rapporto. La segreteria identifica il docente, acquisisce le dichiarazioni necessarie e verifica che non emergano impedimenti immediati alla costituzione del rapporto.
9. Documenti e dichiarazioni da acquisire dal candidato
Non tutto deve necessariamente essere richiesto in copia cartacea: per i dati autocertificabili si applica il D.P.R. 445/2000 e la scuola procede ai controlli d’ufficio. La modulistica va adattata alle procedure dell’istituto.
documento di identità valido e codice fiscale / tessera sanitaria, per identificazione e corretta anagrafica;
dati anagrafici, residenza/domicilio e recapiti;
dichiarazione relativa ai servizi e agli eventuali altri rapporti di lavoro, quando necessaria;
dichiarazioni su incompatibilità e cumulo di impieghi/incarichi, secondo la situazione personale;
dichiarazioni richieste per il trattamento amministrativo e fiscale del rapporto;
eventuale documentazione necessaria per particolari benefici, precedenze o situazioni che non risultino già accertate;
per i controlli GPS/GI: elementi necessari a verificare il titolo di accesso, abilitazione/specializzazione se prevista, titoli culturali/professionali dichiarati e servizi che hanno prodotto punteggio;
eventuali titoli esteri e relativi provvedimenti/documentazione richiesta dalla disciplina applicabile;
IBAN e dati utili al pagamento, quando non già disponibili nei sistemi o quando richiesti dalla procedura.
| NON CONFONDERE Acquisire i documenti per la presa di servizio ≠ convalidare il punteggio GPS. La convalida richiede un vero controllo delle dichiarazioni che hanno determinato l’inserimento e il punteggio. |
10. Cosa deve controllare la segreteria
| Controllo | Cosa verificare |
| Identità e dati personali | Corrispondenza tra candidato individuato, documento, codice fiscale e dati presenti nei sistemi. |
| Titolo di accesso | Verificare il titolo che consente l’accesso alla graduatoria/classe di concorso o tipologia di posto interessata. |
| Abilitazione / specializzazione | Quando rilevanti per fascia, posto o sostegno, verificarne il possesso secondo le dichiarazioni presentate. |
| Titoli che danno punteggio | Controllare i titoli culturali, professionali o altri titoli valutati nella domanda, secondo la tabella applicabile. |
| Servizi dichiarati | Verificare i periodi di servizio che hanno prodotto punteggio, evitando duplicazioni o servizi non valutabili. |
| Preferenze / riserve | Verificare quanto di competenza della scuola quando tali dichiarazioni incidono sulla posizione o sul rapporto. |
| Compatibilità | Accertare eventuali situazioni incompatibili con il rapporto di lavoro o che richiedano autorizzazione. |
| Precedente convalida | Verificare se le dichiarazioni risultano già definitivamente validate nel periodo di vigenza della graduatoria, evitando inutili duplicazioni ma acquisendo gli elementi necessari al fascicolo. |
11. Convalida del punteggio GPS: procedura distinta
Regola fondamentale. L’istituzione scolastica presso la quale l’aspirante stipula il primo contratto di lavoro nel periodo di vigenza delle graduatorie effettua tempestivamente i controlli delle dichiarazioni presentate, secondo la disciplina GPS.
Recuperare/consultare la domanda dell’aspirante e individuare le dichiarazioni che hanno prodotto accesso e punteggio.
Controllare titolo di accesso, titoli valutati e servizi dichiarati mediante i riscontri previsti, privilegiando i controlli d’ufficio sulle autocertificazioni.
Confrontare ciò che è stato dichiarato con ciò che risulta dai riscontri acquisiti.
Se l’esito è positivo, il Dirigente scolastico adotta/comunica l’apposito provvedimento di esito della verifica all’Ufficio scolastico competente.
L’Ufficio competente procede alla convalida a sistema e ne dà comunicazione all’interessato secondo la procedura vigente.
Se emergono difformità, la scuola comunica l’esito negativo all’Ufficio competente per le determinazioni conseguenti: rideterminazione del punteggio/posizione o, nei casi previsti, esclusione. Le eventuali dichiarazioni mendaci richiedono le ulteriori valutazioni previste dal D.P.R. 445/2000.
Attenzione: la scuola non deve modificare informalmente il punteggio. Gli esiti dei controlli devono essere formalizzati e trasmessi all’Ufficio competente secondo la procedura vigente.
12. Dal controllo al contratto
Una volta acquisita la presa di servizio e verificati i presupposti per la costituzione del rapporto, la segreteria procede alla gestione del rapporto di lavoro nelle funzioni SIDI previste.
Verificare che l’assenza del titolare sia stata correttamente acquisita, quando il contratto nasce per sostituzione.
Accedere alle funzioni SIDI di Gestione giuridica e retributiva / Rapporti di lavoro / instaurazione del rapporto, secondo il percorso disponibile a sistema.
Selezionare la corretta tipologia di contratto.
Controllare con particolare attenzione: classe di concorso/tipologia posto, sede, ore settimanali, data di decorrenza e data finale.
Inserire/acquisire il rapporto e generare il contratto secondo la procedura.
Far sottoscrivere il contratto secondo le modalità previste e completare gli adempimenti del Dirigente scolastico.
Controllare lo stato della trasmissione/acquisizione nei sistemi stipendiali e gestire eventuali scarti o anomalie.
Protocollare/archiviare gli atti previsti e aggiornare il fascicolo personale del dipendente.
13. Fascicolo minimo della supplenza
atto/documento che determina la necessità della sostituzione o disponibilità del posto;
convocazione oppure provvedimento/bollettino di individuazione provinciale;
risposta e accettazione dell’aspirante, quando la convocazione è della scuola;
atto di individuazione, quando previsto;
presa di servizio;
documentazione e dichiarazioni amministrative del dipendente;
riscontri dei controlli effettuati;
eventuale provvedimento relativo alla verifica/convalida delle dichiarazioni GPS;
contratto individuale di lavoro e relativa documentazione di trasmissione;
eventuali comunicazioni all’Ufficio scolastico e ulteriori atti connessi.
14. Errori da evitare
Pensare che ogni contratto che termina il 30 giugno debba necessariamente provenire da GPS.
Convocare prima di aver verificato correttamente la natura e la durata della supplenza.
Costituire il contratto del supplente senza aver prima gestito l’assenza del titolare, quando necessaria.
Confondere la semplice raccolta dei documenti con il controllo delle dichiarazioni GPS.
Limitarsi a chiedere copie di autocertificazioni senza effettuare i controlli d’ufficio previsti.
Modificare informalmente un punteggio senza provvedimento e comunicazione all’Ufficio competente.
Passare a un interpello senza aver prima verificato l’esaurimento delle graduatorie e gli ulteriori passaggi previsti.
Non controllare dopo l’invio lo stato del contratto nei sistemi.
15. Checklist operativa rapida
☐ Ho identificato il tipo di supplenza?
☐ Ho stabilito se l’individuazione spetta all’Ufficio scolastico o alla scuola?
☐ Se sostituisco un titolare, ho registrato/verificato la sua assenza?
☐ Ho utilizzato la graduatoria/procedura corretta?
☐ Ho rispettato i tempi della convocazione?
☐ Ho acquisito accettazione e presa di servizio?
☐ Ho identificato il candidato e acquisito le dichiarazioni necessarie?
☐ Ho verificato titolo di accesso e compatibilità?
☐ Devo effettuare il controllo delle dichiarazioni GPS perché è il primo contratto nel periodo di vigenza della graduatoria?
☐ Ho avviato/completato i controlli su titoli e servizi?
☐ Ho formalizzato l’esito e comunicato all’Ufficio competente quando dovuto?
☐ Ho inserito correttamente il rapporto sul SIDI?
☐ Ho verificato date, ore, sede e tipologia di contratto?
☐ Il contratto è stato sottoscritto e trasmesso correttamente?
☐ Ho controllato eventuali scarti/anomalie?
☐ Il fascicolo personale è completo?
16. Fonti e aggiornamento annuale
Fonti istituzionali utilizzate per la struttura della guida: Ministero dell’Istruzione e del Merito; disciplina delle graduatorie provinciali e di istituto e del conferimento delle supplenze; istruzioni operative annuali del MIM; D.P.R. 445/2000 per dichiarazioni sostitutive e controlli.
Avvertenza per la pubblicazione nello Scadenzario. Le regole sulle graduatorie e sulle supplenze sono soggette ad aggiornamenti periodici. La guida deve essere verificata ogni anno prima del 1° settembre rispetto all’ordinanza/decreto vigente, alla nota annuale sulle supplenze e alle indicazioni dell’Ufficio scolastico territoriale. I percorsi SIDI possono inoltre subire modifiche grafiche o funzionali.
Nota di aggiornamento 2026/27. Le fonti MIM reperite confermano l’avvio del nuovo biennio GAE/GI di I fascia 2026/27–2027/28; per le procedure GPS e per i dettagli operativi dell’a.s. 2026/27 occorre mantenere come riferimento la disciplina e le istruzioni ministeriali effettivamente pubblicate per il nuovo biennio/anno, evitando di presentare l’O.M. 88/2024 come fonte vigente oltre il biennio 2024/25–2025/26 senza una specifica disposizione di proroga o nuova disciplina.
Gestione delle fatture elettroniche
Una checklist per controllare ricezione, documenti, lavorazione e passaggi prima del pagamento.
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Amministrazione
Contabilità
Gestione delle fatture elettroniche
Aggiornata il 12/09/2026
Una gestione ordinata della fattura parte dal controllo dei dati ricevuti e prosegue con la verifica della documentazione collegata alla fornitura.
- Verificare dati del fornitore, oggetto e riferimenti dell’ordine o del contratto.
- Collegare la fattura al fascicolo corretto e alla documentazione della procedura.
- Controllare che le verifiche richieste per il pagamento siano state svolte.
- Registrare lo stato della lavorazione e le eventuali anomalie da sanare.
- Conservare nel fascicolo gli atti e le evidenze utili alla ricostruzione del procedimento.
Le scadenze e gli adempimenti specifici vanno sempre verificati sulle istruzioni istituzionali applicabili al caso concreto.
Acquisti e affidamenti: controlli prima di procedere
Dal fabbisogno al fascicolo: i controlli essenziali prima di avviare o chiudere una procedura.
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Amministrazione
Acquisti
Acquisti e affidamenti: controlli prima di procedere
Aggiornata il 12/09/2026
Prima di procedere con un acquisto conviene verificare che il fascicolo sia completo e coerente con il tipo di procedura scelta.
- Definire con chiarezza fabbisogno, oggetto e importo stimato.
- Verificare il percorso di approvvigionamento e gli strumenti da utilizzare.
- Predisporre gli atti interni e i riferimenti necessari alla tracciabilità.
- Conservare offerte, comunicazioni, verifiche e documenti dell’operatore economico.
- Controllare gli obblighi informativi e di pubblicazione collegati alla procedura.
Per le procedure di contrattualistica pubblica è opportuno verificare sempre le indicazioni ANAC e le regole vigenti al momento dell’affidamento.
Amministrazione Trasparente: controllo operativo delle pubblicazioni
Come controllare cosa pubblicare, chi aggiorna il dato e quando un contenuto va archiviato.
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Amministrazione
Trasparenza
Amministrazione Trasparente: controllo operativo delle pubblicazioni
Aggiornata il 12/09/2026
La sezione Amministrazione Trasparente richiede un controllo continuo, non un caricamento occasionale.
- Individuare la voce corretta della sezione e il responsabile interno del dato.
- Verificare completezza, formato e aggiornamento del contenuto.
- Controllare che non siano pubblicati dati personali eccedenti rispetto all’obbligo.
- Registrare la data dell’aggiornamento e programmare la verifica successiva.
- Archiviare o rimuovere i contenuti quando previsto, mantenendo traccia del procedimento.
Inventario: registrazione, consegna e movimento dei beni
Una traccia pratica per mantenere allineati inventario, consegne, spostamenti e situazione reale dei beni.
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Amministrazione
Inventario
Inventario: registrazione, consegna e movimento dei beni
Aggiornata il 12/09/2026
Per evitare disallineamenti è utile trattare ogni movimento del bene come un passaggio documentato.
- Verificare i dati identificativi del bene e la documentazione di acquisto.
- Registrare correttamente presa in carico e ubicazione.
- Documentare consegne, trasferimenti fra locali o plessi e restituzioni.
- Effettuare verifiche periodiche fra situazione reale e registrazioni.
- Gestire eventuali dismissioni con gli atti previsti dalla scuola.
Iscrizioni e trasferimenti: controlli sul fascicolo alunno
Cosa controllare quando un alunno entra, cambia scuola o modifica la propria situazione anagrafica.
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Didattica
Iscrizioni
Iscrizioni e trasferimenti: controlli sul fascicolo alunno
Aggiornata il 12/09/2026
Ogni variazione deve riflettersi in modo coerente nel fascicolo e nei sistemi informativi utilizzati dalla scuola.
- Verificare dati anagrafici, recapiti e documentazione ricevuta.
- Controllare classe, sezione e stato dell’iscrizione.
- Gestire le comunicazioni e la documentazione con la scuola di provenienza o destinazione quando necessarie.
- Aggiornare i sistemi della scuola e gli eventuali flussi istituzionali.
- Archiviare correttamente la documentazione nel fascicolo alunno.
Anagrafe alunni: verifiche prima dell’aggiornamento
Una checklist per evitare disallineamenti fra fascicolo, registro e dati trasmessi ai sistemi istituzionali.
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Didattica
Alunni
Anagrafe alunni: verifiche prima dell’aggiornamento
Aggiornata il 12/09/2026
Prima di aggiornare o trasmettere i dati conviene effettuare un controllo di coerenza.
- Verificare dati anagrafici e identificativi.
- Controllare stato di frequenza, classe, sezione e percorso di studi.
- Gestire trasferimenti, ritiri e variazioni intervenute.
- Confrontare i dati con gli altri sistemi utilizzati dalla scuola.
- Annotare e risolvere eventuali anomalie prima degli invii periodici.
Scrutini ed esami: controllo preliminare dei dati
I controlli da preparare prima delle operazioni di valutazione e della produzione dei documenti finali.
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Didattica
Scrutini
Scrutini ed esami: controllo preliminare dei dati
Aggiornata il 12/09/2026
La preparazione amministrativa riduce gli errori nelle fasi di scrutinio ed esame.
- Verificare elenchi, classi e situazione degli alunni.
- Controllare completezza dei dati necessari alla valutazione.
- Predisporre modelli, verbali e documentazione di supporto prevista dalla scuola.
- Controllare gli esiti prima delle pubblicazioni o comunicazioni alle famiglie.
- Archiviare correttamente verbali e documenti conclusivi.
Libri di testo: adozioni, controlli e pubblicazione
Dal controllo dei dati delle adozioni alla pubblicazione degli elenchi per famiglie e studenti.
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Didattica
Libri di testo
Libri di testo: adozioni, controlli e pubblicazione
Aggiornata il 12/09/2026
Prima della pubblicazione degli elenchi è utile verificare con attenzione le informazioni trasmesse dai consigli e dai dipartimenti.
- Controllare classe, disciplina, codice ISBN ed edizione.
- Verificare nuove adozioni, conferme e testi consigliati.
- Controllare eventuali limiti o indicazioni previste per l’anno di riferimento.
- Allineare i dati nei sistemi utilizzati dalla scuola.
- Pubblicare gli elenchi definitivi attraverso i canali previsti dall’istituto.
Libri di testo: adozioni, controlli e pubblicazione
Dal controllo dei dati delle adozioni alla pubblicazione degli elenchi per famiglie e studenti.
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Didattica
Libri di testo
Libri di testo: adozioni, controlli e pubblicazione
Aggiornata il 12/09/2026
Prima della pubblicazione degli elenchi è utile verificare con attenzione le informazioni trasmesse dai consigli e dai dipartimenti.
- Controllare classe, disciplina, codice ISBN ed edizione.
- Verificare nuove adozioni, conferme e testi consigliati.
- Controllare eventuali limiti o indicazioni previste per l’anno di riferimento.
- Allineare i dati nei sistemi utilizzati dalla scuola.
- Pubblicare gli elenchi definitivi attraverso i canali previsti dall’istituto.
Ricostruzione di carriera: controllo preliminare della pratica
Come organizzare i controlli iniziali prima di procedere alla lavorazione di una pratica di ricostruzione di carriera.
Leggi la guida →
Personale
Carriera
Ricostruzione di carriera: controllo preliminare della pratica
Contenuto guida:
Ricostruzione di carriera: controllo preliminare della pratica
Prima di iniziare la lavorazione è opportuno ricostruire con precisione la posizione del dipendente e verificare che i servizi dichiarati siano correttamente documentati.
1. Verificare la posizione del dipendente
Controllare i principali dati giuridici presenti nel fascicolo e nei sistemi informativi:
- ruolo e profilo;
- decorrenza giuridica;
- decorrenza economica;
- eventuale periodo di prova;
- provvedimenti già presenti agli atti.
2. Raccogliere i servizi precedenti
Individuare tutti i servizi dichiarati dall’interessato che possono avere rilevanza ai fini della pratica.
Per ogni periodo verificare almeno:
- istituzione o amministrazione presso cui è stato prestato;
- data iniziale;
- data finale;
- tipologia di servizio;
- eventuale sovrapposizione con altri periodi.
3. Confrontare dichiarazioni e documentazione
I dati dichiarati devono essere confrontati con la documentazione disponibile.
Eventuali differenze devono essere chiarite prima di procedere alla lavorazione definitiva.
4. Controllare i periodi
È particolarmente importante verificare:
- periodi sovrapposti;
- interruzioni;
- servizi già valutati;
- periodi che necessitano di ulteriori verifiche.
5. Predisporre la pratica
Una volta completati i controlli preliminari, la segreteria può procedere alle successive operazioni previste per la determinazione e l’adozione del provvedimento.
Checklist prima della lavorazione
- posizione giuridica verificata;
- servizi precedenti individuati;
- periodi controllati;
- documentazione disponibile;
- anomalie chiarite;
- fascicolo ordinato.
Nota: la valutabilità dei singoli servizi e le modalità di calcolo devono essere determinate applicando la disciplina vigente al caso concreto.
