Personale
Scadenze, adempimenti e procedure per la gestione
del personale scolastico.
★ Area principale
Uno strumento operativo di Assistenza Scuola
Scadenzario operativo per le Segreterie Scolastiche
Scadenze, adempimenti e procedure per il personale scolastico,
organizzati per aiutare le segreterie nel lavoro quotidiano.
Cosa devo fare questo mese?
APRILE 2027
Stai consultando aprile 2027.
Anno scolastico 2026/2027.
Contenuti verificati e aggiornati da Assistenza Scuola
sulla base delle fonti istituzionali.
sulla base delle fonti istituzionali.
Amministrazione
Adempimenti contabili, fiscali, finanziari
e attività amministrative.
Didattica
Organizzazione didattica, alunni, iscrizioni,
esami e valutazione.
Scadenze di
aprile
Consulta le principali attività previste per il mese selezionato.
Tutte
Acquisti
Alunni
Assenze
Bilancio
Carriera
Contabilità
Contratti
Enti locali e manutenzione
Esame di Stato
Fiscale
Inclusione
Inventario
Iscrizioni
Libri di testo
Organizzazione ATA
Pagamenti e PCC
Permessi sindacali
Scrutini
Trasparenza
Trasparenza e pagamenti
15
APR
Parere dei Revisori sul Conto Consuntivo
I Revisori dei conti esprimono il parere sul Conto Consuntivo entro il 15 aprile.
15
APR
Conto Consuntivo 2026: parere dei Revisori
Termine ordinario entro cui i Revisori dei conti esprimono il parere sul Conto Consuntivo 2026. La voce è utile alla segreteria per seguire correttamente l’iter di approvazione.
16
APR
Versamenti fiscali e previdenziali mensili
Versamento, se dovuto, delle ritenute fiscali, contributi previdenziali e IVA/split payment relativi al mese precedente. La scadenza ordinaria ricorre il giorno 16 di ciascun mese, salvo slittamenti previsti dal calendario fiscale.
30
APR
Indicatore di tempestività dei pagamenti – I trimestre
Pubblicazione dell'indicatore trimestrale di tempestività dei pagamenti entro 30 giorni dalla conclusione del primo trimestre.
30
APR
Approvazione del Conto Consuntivo
Il Consiglio d'Istituto approva il Conto Consuntivo entro il 30 aprile dell'esercizio successivo a quello cui si riferisce.
30
APR
Predisposizione piano ferie estive ATA
Da verificareIl 30 aprile è utilizzato in molte scuole come termine organizzativo per predisporre il piano ferie estive ATA, ma non risulta un termine nazionale perentorio. La scadenza va quindi definita dalla scuola in base al piano delle attività e alle disposizioni interne.
30
APR
Rilevazione Statistica Mensile delle Assenze
Ogni mese, con riferimento al mese precedente.
30
APR
Conto Consuntivo 2026: approvazione
Termine ordinario per l’approvazione del Conto Consuntivo 2026 da parte del Consiglio d’Istituto. Verificare eventuali proroghe o disposizioni ministeriali riferite all’esercizio.
Nessuna scadenza presente in questa categoria.
L’anno della segreteria
Anno scolastico 2026/2027
Timeline operativa
Aprile 2027
-
Esami di Stato: ES-1 – verificare obbligati ed esclusioni; sollecitare gli omessi e, se necessario, procedere d’ufficio
-
ES-0 a cura del Dirigente scolastico
-
SIDI: validazione domande e inserimenti d’ufficio
-
Organico: chiusura organico di diritto
-
Graduatorie interne: completare pubblicazione/reclami se le scadenze annuali ricadono nel mese
Da non dimenticare
Attività ricorrenti / da monitorare
ASSENZE: acquisizione richieste/certificazioni; registrazione e sincronizzazione SIDI; controllo eventuali decurtazioni
RILEVAZIONE MENSILE ASSENZE: estrazione Spaggiari/iSoft -> SIDI Rilevazione statistica assenze
MEF/BRUNETTA: estrazione malattie in riduzione e comunicazione tramite Applicazioni MEF – Gestione assenze e scioperi
RTS: per i provvedimenti da trasmettere, stampa da SIDI, firma DS, protocollo e invio
SUPPLENZE: prima registrare l’assenza del titolare; poi inserire il contratto. Per assenza di supplente: convalida DS e acquisizione prospetto V1
CONTRATTI/PROROGHE e convocazioni da graduatorie di istituto; firma e protocollazione
VISITE FISCALI: gestione richieste di visita medica di controllo quando dovute
CARTELLINI/PRESENZE ATA: chiusura, archiviazione; turni e straordinari
FERIE: gestione richieste e controllo residui
FASCICOLI: aggiornamento fascicolo personale/elettronico e trasmissioni quando necessarie
PASSWEB / INPS / RTS: sistemazioni contributive e rapporti con enti
RICOSTRUZIONI DI CARRIERA, TFS/TFR, certificazioni di servizio e sentenze: lavorazione durante l’anno
Come si fa?
Gestione delle assenze del personale
Come registrare, verificare e gestire correttamente un’assenza del personale scolastico, dalla comunicazione iniziale agli adempimenti successiv
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Personale
Assenze
Gestione delle assenze del personale
Contenuto guida:
Gestione delle assenze del personale
Quando un dipendente comunica un’assenza, la segreteria deve prima di tutto individuare correttamente la tipologia di assenza e verificare la documentazione eventualmente necessaria.
1. Acquisire la comunicazione
Registrare la comunicazione ricevuta dal dipendente e verificare che siano presenti almeno:
- nominativo;
- periodo di assenza;
- tipologia dichiarata;
- eventuale documentazione allegata;
- recapiti utili se necessari.
2. Individuare la corretta causale
Prima della registrazione occorre verificare che la causale utilizzata corrisponda effettivamente all’istituto richiesto: malattia, permesso, congedo, aspettativa o altra tipologia prevista.
Una causale errata può produrre effetti sulla retribuzione, sul servizio riconosciuto e sugli adempimenti successivi.
3. Registrare l’assenza
Inserire l’assenza nei sistemi utilizzati dalla scuola secondo la procedura prevista per quella specifica tipologia.
Controllare sempre:
- data iniziale;
- data finale;
- numero complessivo dei giorni;
- eventuale continuità con altre assenze;
- eventuali effetti economici.
4. Verificare gli adempimenti collegati
Alcune assenze richiedono ulteriori attività della segreteria, ad esempio comunicazioni, controlli documentali o aggiornamenti della posizione del dipendente.
5. Conservare la documentazione
La documentazione deve essere acquisita e conservata secondo le regole adottate dall’istituzione scolastica e nel rispetto della riservatezza dei dati personali.
Controllo finale
Prima di chiudere la pratica verificare che:
- la causale sia corretta;
- il periodo sia corretto;
- la documentazione sia completa;
- gli eventuali effetti economici siano stati considerati;
- non siano rimaste attività collegate da eseguire.
Nota: verificare sempre la normativa, il CCNL e le indicazioni operative vigenti applicabili alla specifica tipologia di assenza.
Permessi Legge 104: cosa deve controllare la segreteria
Una checklist operativa per la gestione delle richieste di permesso e della relativa documentazione.
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Personale
Assenze
Permessi Legge 104: cosa deve controllare la segreteria
Contenuto guida:
Permessi Legge 104: cosa deve controllare la segreteria
La gestione dei permessi richiede particolare attenzione perché la segreteria deve verificare sia la richiesta presentata dal dipendente sia la presenza dei presupposti e della documentazione necessaria.
1. Verificare la richiesta
Controllare che la richiesta consenta di identificare chiaramente:
- il dipendente;
- il periodo o i giorni richiesti;
- la tipologia di permesso;
- il soggetto eventualmente assistito;
- la documentazione già presente agli atti.
2. Controllare la posizione amministrativa
Verificare che nella posizione del dipendente siano presenti le informazioni necessarie alla gestione del beneficio.
Se la documentazione è già stata acquisita in precedenza, verificare che non siano intervenute variazioni comunicate dall’interessato.
3. Registrare correttamente il permesso
La registrazione deve riportare correttamente i giorni utilizzati e la relativa causale.
È opportuno mantenere un controllo aggiornato delle fruizioni effettuate, soprattutto quando il beneficio viene utilizzato in più periodi.
4. Verificare eventuali sovrapposizioni
Controllare che nello stesso periodo non risultino registrate altre assenze incompatibili o dati amministrativi non coerenti.
5. Aggiornare il fascicolo
Conservare la documentazione amministrativa pertinente e registrare eventuali variazioni comunicate dal dipendente.
Checklist finale
Prima di considerare conclusa la pratica:
- richiesta acquisita;
- documentazione verificata;
- causale corretta;
- giorni registrati;
- posizione amministrativa aggiornata.
Nota: requisiti, modalità di fruizione e documentazione devono essere verificati in base alla disciplina vigente e alla situazione concreta del dipendente.
Contratto di supplenza: controlli prima dell’inserimento
I controlli essenziali da effettuare prima di registrare e trasmettere un contratto di supplenza.
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Personale
Contratti
Contratto di supplenza: controlli prima dell’inserimento
Contenuto guida:
Contratto di supplenza: controlli prima dell’inserimento
Prima di procedere con l’inserimento di un contratto è utile eseguire una verifica preliminare dei dati. Molti errori successivi nascono infatti da informazioni anagrafiche, giuridiche o temporali non coerenti.
1. Verificare i dati del supplente
Controllare:
- dati anagrafici;
- codice fiscale;
- recapiti;
- eventuali dati necessari al pagamento;
- correttezza della posizione presente nei sistemi informativi.
2. Verificare la nomina
Controllare che risultino chiaramente:
- tipologia di posto;
- profilo o classe di concorso interessata;
- orario;
- data di decorrenza;
- termine previsto;
- causa della sostituzione, quando richiesta dalla procedura.
3. Verificare il periodo contrattuale
Prestare particolare attenzione alle date.
Controllare che non siano presenti:
- sovrapposizioni;
- periodi scoperti;
- date incoerenti con la presa di servizio;
- incongruenze rispetto all’assenza del titolare, quando pertinente.
4. Inserire il contratto
Solo dopo i controlli preliminari procedere con l’inserimento nei sistemi utilizzati dalla scuola.
Prima della conferma definitiva rileggere tutti i dati inseriti.
5. Controllare l’esito
L’inserimento del contratto non conclude necessariamente la procedura.
Verificare sempre:
- stato del contratto;
- eventuali errori restituiti dal sistema;
- eventuali attività ancora necessarie;
- corretta acquisizione ai fini amministrativi ed economici.
Checklist finale
- dati anagrafici verificati;
- nomina verificata;
- date controllate;
- orario corretto;
- contratto inserito;
- esito controllato.
Nota: le procedure possono variare in funzione della tipologia di contratto e delle istruzioni operative vigenti.
Ricostruzione di carriera: controllo preliminare della pratica
Come organizzare i controlli iniziali prima di procedere alla lavorazione di una pratica di ricostruzione di carriera.
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Personale
Carriera
Ricostruzione di carriera: controllo preliminare della pratica
Contenuto guida:
Ricostruzione di carriera: controllo preliminare della pratica
Prima di iniziare la lavorazione è opportuno ricostruire con precisione la posizione del dipendente e verificare che i servizi dichiarati siano correttamente documentati.
1. Verificare la posizione del dipendente
Controllare i principali dati giuridici presenti nel fascicolo e nei sistemi informativi:
- ruolo e profilo;
- decorrenza giuridica;
- decorrenza economica;
- eventuale periodo di prova;
- provvedimenti già presenti agli atti.
2. Raccogliere i servizi precedenti
Individuare tutti i servizi dichiarati dall’interessato che possono avere rilevanza ai fini della pratica.
Per ogni periodo verificare almeno:
- istituzione o amministrazione presso cui è stato prestato;
- data iniziale;
- data finale;
- tipologia di servizio;
- eventuale sovrapposizione con altri periodi.
3. Confrontare dichiarazioni e documentazione
I dati dichiarati devono essere confrontati con la documentazione disponibile.
Eventuali differenze devono essere chiarite prima di procedere alla lavorazione definitiva.
4. Controllare i periodi
È particolarmente importante verificare:
- periodi sovrapposti;
- interruzioni;
- servizi già valutati;
- periodi che necessitano di ulteriori verifiche.
5. Predisporre la pratica
Una volta completati i controlli preliminari, la segreteria può procedere alle successive operazioni previste per la determinazione e l’adozione del provvedimento.
Checklist prima della lavorazione
- posizione giuridica verificata;
- servizi precedenti individuati;
- periodi controllati;
- documentazione disponibile;
- anomalie chiarite;
- fascicolo ordinato.
Nota: la valutabilità dei singoli servizi e le modalità di calcolo devono essere determinate applicando la disciplina vigente al caso concreto.
Gestione delle fatture elettroniche
Una checklist per controllare ricezione, documenti, lavorazione e passaggi prima del pagamento.
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Amministrazione
Contabilità
Gestione delle fatture elettroniche
Aggiornata il 12/09/2026
Una gestione ordinata della fattura parte dal controllo dei dati ricevuti e prosegue con la verifica della documentazione collegata alla fornitura.
- Verificare dati del fornitore, oggetto e riferimenti dell’ordine o del contratto.
- Collegare la fattura al fascicolo corretto e alla documentazione della procedura.
- Controllare che le verifiche richieste per il pagamento siano state svolte.
- Registrare lo stato della lavorazione e le eventuali anomalie da sanare.
- Conservare nel fascicolo gli atti e le evidenze utili alla ricostruzione del procedimento.
Le scadenze e gli adempimenti specifici vanno sempre verificati sulle istruzioni istituzionali applicabili al caso concreto.
Amministrazione Trasparente: controllo operativo delle pubblicazioni
Come controllare cosa pubblicare, chi aggiorna il dato e quando un contenuto va archiviato.
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Amministrazione
Trasparenza
Amministrazione Trasparente: controllo operativo delle pubblicazioni
Aggiornata il 12/09/2026
La sezione Amministrazione Trasparente richiede un controllo continuo, non un caricamento occasionale.
- Individuare la voce corretta della sezione e il responsabile interno del dato.
- Verificare completezza, formato e aggiornamento del contenuto.
- Controllare che non siano pubblicati dati personali eccedenti rispetto all’obbligo.
- Registrare la data dell’aggiornamento e programmare la verifica successiva.
- Archiviare o rimuovere i contenuti quando previsto, mantenendo traccia del procedimento.
Acquisti e affidamenti: controlli prima di procedere
Dal fabbisogno al fascicolo: i controlli essenziali prima di avviare o chiudere una procedura.
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Amministrazione
Acquisti
Acquisti e affidamenti: controlli prima di procedere
Aggiornata il 12/09/2026
Prima di procedere con un acquisto conviene verificare che il fascicolo sia completo e coerente con il tipo di procedura scelta.
- Definire con chiarezza fabbisogno, oggetto e importo stimato.
- Verificare il percorso di approvvigionamento e gli strumenti da utilizzare.
- Predisporre gli atti interni e i riferimenti necessari alla tracciabilità.
- Conservare offerte, comunicazioni, verifiche e documenti dell’operatore economico.
- Controllare gli obblighi informativi e di pubblicazione collegati alla procedura.
Per le procedure di contrattualistica pubblica è opportuno verificare sempre le indicazioni ANAC e le regole vigenti al momento dell’affidamento.
Inventario: registrazione, consegna e movimento dei beni
Una traccia pratica per mantenere allineati inventario, consegne, spostamenti e situazione reale dei beni.
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Amministrazione
Inventario
Inventario: registrazione, consegna e movimento dei beni
Aggiornata il 12/09/2026
Per evitare disallineamenti è utile trattare ogni movimento del bene come un passaggio documentato.
- Verificare i dati identificativi del bene e la documentazione di acquisto.
- Registrare correttamente presa in carico e ubicazione.
- Documentare consegne, trasferimenti fra locali o plessi e restituzioni.
- Effettuare verifiche periodiche fra situazione reale e registrazioni.
- Gestire eventuali dismissioni con gli atti previsti dalla scuola.
Iscrizioni e trasferimenti: controlli sul fascicolo alunno
Cosa controllare quando un alunno entra, cambia scuola o modifica la propria situazione anagrafica.
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Didattica
Iscrizioni
Iscrizioni e trasferimenti: controlli sul fascicolo alunno
Aggiornata il 12/09/2026
Ogni variazione deve riflettersi in modo coerente nel fascicolo e nei sistemi informativi utilizzati dalla scuola.
- Verificare dati anagrafici, recapiti e documentazione ricevuta.
- Controllare classe, sezione e stato dell’iscrizione.
- Gestire le comunicazioni e la documentazione con la scuola di provenienza o destinazione quando necessarie.
- Aggiornare i sistemi della scuola e gli eventuali flussi istituzionali.
- Archiviare correttamente la documentazione nel fascicolo alunno.
Anagrafe alunni: verifiche prima dell’aggiornamento
Una checklist per evitare disallineamenti fra fascicolo, registro e dati trasmessi ai sistemi istituzionali.
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Didattica
Alunni
Anagrafe alunni: verifiche prima dell’aggiornamento
Aggiornata il 12/09/2026
Prima di aggiornare o trasmettere i dati conviene effettuare un controllo di coerenza.
- Verificare dati anagrafici e identificativi.
- Controllare stato di frequenza, classe, sezione e percorso di studi.
- Gestire trasferimenti, ritiri e variazioni intervenute.
- Confrontare i dati con gli altri sistemi utilizzati dalla scuola.
- Annotare e risolvere eventuali anomalie prima degli invii periodici.
Scrutini ed esami: controllo preliminare dei dati
I controlli da preparare prima delle operazioni di valutazione e della produzione dei documenti finali.
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Didattica
Scrutini
Scrutini ed esami: controllo preliminare dei dati
Aggiornata il 12/09/2026
La preparazione amministrativa riduce gli errori nelle fasi di scrutinio ed esame.
- Verificare elenchi, classi e situazione degli alunni.
- Controllare completezza dei dati necessari alla valutazione.
- Predisporre modelli, verbali e documentazione di supporto prevista dalla scuola.
- Controllare gli esiti prima delle pubblicazioni o comunicazioni alle famiglie.
- Archiviare correttamente verbali e documenti conclusivi.
Libri di testo: adozioni, controlli e pubblicazione
Dal controllo dei dati delle adozioni alla pubblicazione degli elenchi per famiglie e studenti.
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Didattica
Libri di testo
Libri di testo: adozioni, controlli e pubblicazione
Aggiornata il 12/09/2026
Prima della pubblicazione degli elenchi è utile verificare con attenzione le informazioni trasmesse dai consigli e dai dipartimenti.
- Controllare classe, disciplina, codice ISBN ed edizione.
- Verificare nuove adozioni, conferme e testi consigliati.
- Controllare eventuali limiti o indicazioni previste per l’anno di riferimento.
- Allineare i dati nei sistemi utilizzati dalla scuola.
- Pubblicare gli elenchi definitivi attraverso i canali previsti dall’istituto.
Sei nuovo in segreteria?
Assistenza Scuola ha raccolto procedure, scadenze e strumenti
operativi che normalmente si apprendono con l’esperienza.
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DSGA e dirigenti per risolvere dubbi e casi complessi.
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Aggiornamento continuo
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Fonti istituzionali
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Approccio operativo
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